Hybride werken: 5 musthaves voor afwisselend thuiswerken en op kantoor

Na de gedwongen gang van de kantoortuinen en vergaderzalen naar de achtertuinen en de keukentafels thuis, zijn we met de coronacrisis inmiddels beland bij een deels omgekeerde beweging. De samenleving opent zich steeds meer, gesteund door een toenemende vaccinatiegraad en steeds beter georganiseerde testfaciliteiten. Dus ook met z’n allen weer de kantoren in? Nou nee.

Hybride werken

De veelgehoorde term hybride werken staat voor het feit dat we niet meer als standaard al onze werkdagen op de werkplek slijten, maar een meer afwisselend thuis en op kantoor verdeling gaan aanhouden. Wij helpen veel van onze klanten met deze overgang want het vraagt om op maat oplossingen van een echte specialist om jouw bedrijf optimaal in te richten voor het hybride werken. Bovendien werken we zelf als organisatie ook geheel volgens de laatste mode hybride en kunnen dus onze eigen ervaringen meenemen in goed advies. Daarom maakten we een top 5 van tips om veilig, efficiënt en comfortabel hybride te werken.

1. Maak je mobiel multifunctioneel

Raar advies: er zijn toch weinig apparaten meer multifunctioneel dan de smartphone? Dat klopt natuurlijk, maar wist je dat je jouw smartphone bij het thuiswerken ook anders kunt gebruiken dan met je eigen 06 bellen (en onhandig met de baas belkosten moeten verrekenen) en appjes sturen naar collega’s (die dan verzanden tussen je vriendengroepen)?

Bel bijvoorbeeld gewoon met het vaste nummer van de zaak vanuit huis door een simpele app te installeren. En open, naast je privé Whatsapp ook een Business account, eventueel zelfs met je vaste, zakelijke telefoonnummer. Zo houd je gemakkelijk de boel gescheiden én locatieonafhankelijk.

Over apps gesproken: met onze app kun je ook heel eenvoudig telefoon doorschakelingen van jouw zakelijke nummer beheren. Met een tik op je scherm leid je alle bellers naar jouw vaste nummer naar de belroute die jij wilt, overal waar je bent. Dat kan dus een doorschakeling intern, bv naar de receptie of jouw team zijn, of naar een mobiel gsm nummer.

2. Goede communicatietools:

Niet alleen op je mobiel kun je met een paar slim gekozen apps jezelf klaarmaken voor hybride werken. Ook voor organisaties als geheel is het van groot belang na te denken over welke tools je nodig hebt om de wisselende werkplekken van iedereen te faciliteren. De rol van een goede teamchat wordt belangrijker, maar ook een gezamenlijk dashboard van de werkzaamheden. Natuurlijk ook een goed platform voor video overleggen en telefonisch verkeer. Allemaal zaken die je wellicht al had maar doordat teamleden niet vanzelfsprekend meer op dezelfde plek zitten, is het belang van overal toegankelijke systemen en communicatiekanalen groter.

Bij Callvoip gebruiken we voor een groot deel van de genoemde systeem de Google oplossingen. Google Chat en Google Meet zijn overal toegankelijk met 1 account en bedrijfszeker. Voor de dashboards van de werkzaamheden gebruiken we Trello, een gemakkelijke en overzichtelijke tool waarmee taken en verantwoordelijkheden voor iedereen in het team duidelijk zijn. En voor telefonie gebruiken we uiteraard ons eigen onvolprezen systeem: via app, SIM, web of vast toestel overal flexibel inzetbaar.

3. Fijne werkplek thuis

“Werk thuis tenzij het echt niet anders kan” was lange tijd het advies van de overheid in de coronacrisis. Vooral in het begin lazen we veel over mensen met schouder-, pols- of rugklachten omdat ze op houten stoeltjes aan de keukentafel zaten met hun laptop. Mits je de ruimte hebt natuurlijk relatief eenvoudig oplosbaar met een goede stoel, bureau en een los scherm, toetsenbord/muis.

Maar naarmate het langer gaat duren, merken wij bij Callvoip toch extra behoeftes. Zelf hechten we bijvoorbeeld veel waarde aan een goede headset op elke werkplek, dus ook thuis. Dit maakt het mogelijk om goed verstaanbaar te bellen en vergaderen zonder dat jij last hebt van je omgeving of zij van jou. Hetzelfde geldt voor een goede vergadercamera. Natuurlijk heeft jouw laptop een ingebouwde webcam, maar het positieve effect van een losse, goede camera is groot.

Op elke werkplek een telefoontoestel neerzetten is niet handig en duur. Maar alles met je mobiel is misschien ook niet handig. Daar komt onze Webcalls weer om te hoek kijken. Zeker in combinatie met een goede headset bel je overal alsof je op kantoor zit.

Wij hebben verstand van zowel headsets als camera’s. Om over Webcalls maar te zwijgen ;-) Daarom adviseren wij je graag hoe je jouw (thuis-)werkplek verder kunt verbeteren. Of neem eens een kijkje in onze webshop.

4. Een veilig, snel en betrouwbaar netwerk

Natuurlijk heb je jouw ICT op orde op de werkplek. Betrouwbare apparatuur en een goede, beveiligde verbinding om de toenemende cybercriminaliteit tegen te gaan. Maar hoe zit dat eigenlijk bij al je medewerkers thuis?

Nooit eerder had een organisatie zoveel ‘voordeuren’ waar cybercriminelen kunnen aankloppen. Want alle bedrijfssystemen zijn nu ook via een ‘simpele’ consumentenrouter verbonden met internet in plaats van jouw superdeluxe beveiligde bedrijfsnetwerk.

Denk dus mee met je thuiswerkers. Bied beveiligde VPN verbindingen, wellicht zelfs een goede thuisrouter van de zaak. Wij zijn zelf fan van FRITZ! apparatuur in deze context. Uiterst betrouwbaar, snel en veilig. We denken graag mee.

5. Verbinding met collega’s

Niet fysiek meerdere dagen per week bij elkaar zitten in een kantoorsetting stelt je voor de uitdaging om de cohesie in je team te borgen. Hoe zorgen we ervoor dat jouw zorgvuldig opgebouwde organisatie en haar bijbehorende cultuur niet verwordt tot een aantal zolderkamertjes met geïsoleerde thuiswerkers die alleen nog maar chatten en videobellen?

Callvoipers bellen elkaar geregeld even. Dat is, dankzij onze app en webcalls, intern belverkeer bij ons, dus gratis :-). Maar wij zijn dan ook dol op bellen natuurlijk. Ook de eerder genoemde teamchat draagt bij aan het behouden van een eenheid. Denk ook eens aan een periodieke interne nieuwsbrief met niet alleen bedrijfsgerelateerde onderwerpen maar ook een inkijkje in waar iedereen verder mee bezig is. Wat normaal bij de koffieautomaat besproken wordt.

Hybride werken vraagt dus de nodige aanpassingen waar gelukkig een lange aanloopperiode van thuiswerken aan voorafging. Wij vinden het als specialist interessant om ook met jou mee te denken over zowel de telefonie als de inrichting eromheen waar we ook een rol in kunnen spelen.

Zoek dus vooral contact als je vragen of opmerkingen hebt over hoe jullie het beste hybride kunnen werken.