Toekomstige communicatie; de top 5 ‘flexibel mobiel verbonden zijn’

Foto door Andrea Piacquadio via Pexels

De wereld is veranderd. Evenals zakelijk communiceren. Drastisch moeten we concluderen. Waar het heen gaat weet alleen de toekomst, maar wij leven nu. En zoals Charles Darwin in een ver verleden al sprak met de woorden: “It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent; it is the one most adaptable to change”. Het is nu het moment om je gedegen voor te bereiden op de nabije toekomst. Want deze staat voor je deur voor je er erg in hebt. “Maar we werken toch al massaal thuis en redden ons prima?”; horen wij jullie denken. Klopt, we doen het ook niet zo slecht en zijn meer dan ooit mobiel verbonden. Toch betekent dit vooruitkijkend dat je er als organisatie verstandig aan doet, om wat essentiële zaken alvast te regelen. We sommen ze voor je op in ons lijstje:

1. Flexibiliteit en mobiliteit:

Laten we eerlijk zijn; thuiswerken is here to stay. In ieder geval gaan er veel stemmen op om thuiswerken of op kantoor, qua tijdsverdeling naar een ⁵⁰⁄₅₀ model te gaan. In de praktijk blijken alle ‘tegens’ het af te leggen tegen alle ‘voors’. Kortom, tegen alle organisaties met kantoren die geen fan zijn van dit voldongen feit; accepteer de nieuwe werkelijkheid en pas je beleid en bedrijfsprocessen erop aan.

“Hoe dan precies?”

Door alle werknemers zo uit te rusten dat ze altijd en overal flexibel en mobiel zijn, ten opzichte van jullie communicatieprocessen. Voorheen was zakelijke telefonie en internet een koud kunstje om goed in te richten op een kantoor. Iedereen belde met vaste kantoortoestellen op zijn/haar bureau in en uit de online telefooncentrale en vanaf een vast IP-adres. Well, those days are over baby. Met de komst van de smartphone als middelpunt van een werkplek neemt de mobiliteit van werknemers vanzelfsprekend toe. Dan is een logisch gevolg dat je hier als organisatie in meebeweegt door de smartphone als volledige telefonie-oplossing uit te rusten. Ooit van de slimme app ‘Qaller’ gehoord of de SIM-kaart oplossing ‘Vamos’ (vast mobiel)? Deze huidige en direct beschikbare smartphone-functionaliteiten maken dat je personeel overal en altijd bereikbaar is. Mits ze dat wensen uiteraard.

Ook kun je heel eenvoudig bellers omleiden in de app, zodat belangrijke belletjes altijd worden toegewezen aan beschikbare medewerkers. Waar men zich ook mag bevinden op dat moment. Even een bandje inspreken behoort trouwens ook tot de mogelijkheden, zodat niemand die belt in de kou blijft staan. En wat helemaal te gek is is dat je de boel zo kunt instellen dat niemand je privénummer te zien krijgt, maar juist het vaste nummer van kantoor. Tenslotte kun je zien of een inkomend nummer zakelijk is of privé. Ja hoor, drink maar even een slokje water en ga rustig zitten. Wij snappen ook niet dat jouw organisatie hier nog niet bekend mee was.

“Meer dan het verleden interesseert mij de toekomst, want daarin ben ik van plan te leven.”

- Albert Einstein

2. Integratiemogelijkheden

De wens en mogelijkheid tot meer integratie van verschillende communicatiesystemen groeit met een ontzagwekkend tempo door een aantal ontwikkelingen:

• er is een toenemende roep naar efficiency
• de daaraan gekoppelde wens tot voorkoming van menselijk falen doordat systemen nu complexe handelingen overnemen
• door het corona tijdperk moeten die koppelingen tussen systemen vanwege het afstand-werken sneller gerealiseerd worden.

Er zijn meerdere integratiemogelijkheden om je telefonie te koppelen met andere systemen, ten gunste van efficiënt en foutloos werken door medewerkers. Van een gratis extensie in de Chrome browser die van elk telefoontje een pop-up geeft tot volledige integratie van de telefonie met jouw eigen CRM.

3. Webcalls

Nu thuiswerken een nieuwe plek in het arbeidsgebeuren krijgt is ook de thuiswerkplek steeds prominenter aanwezig. De smartphone werkt daar goed, maar Webcalls is dan misschien nog handiger: Webcalls is bellen via je computer, laptop of tablet en dan op zo’n manier dat je geen gedoe met software, drivers en computers hebt. Je logt via de browser in en je plugt je headset in, en klaar. Zo ben je dus hartstikke flexibel en dat willen we zijn toch?! Daarom is webcalls ideaal voor thuiswerken, onderweg of voor een snel in te richten extra werkplek.

4. Provisioning van apparatuur

Bestel jouw toestel bij ons en ontvang hem kant en klaar: inpluggen en bellen. Dat kan door Advanced Provisioning; slim configureren door jouw IP-toestel in één keer alle instructies te geven. En elk opvolgend en/of vervangend toestel neemt diezelfde instellingen moeiteloos over. Kortom, als een toestel stopt met het nut van zijn bestaan, pak je een reserve-toestel, en na een pitstop van 2 minuten ben je weer ontzettend aan het bellen.

5. Videobellen

Tja videobellen, volstrekt onmogelijk om dit achterwege te laten als het gaat om de toekomst van digitaal communiceren. Het kwam, het zag en het overwon. Dus voor alle bedrijven die zich nog niet hebben gewaagd aan het fenomeen ‘videobellen’; begin er vanaf vandaag alsnog mee, want videobellen en daarmee in verbinding staan met je medewerkers, partners en klanten is communiceren anno nu en de toekomst.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Alle beschreven punten lijken wellicht ingewikkeld en veel werk. In de praktijk zijn ze echt in een oogwenk geregeld. Mits je weet waar je moet zijn voor betrouwbaar advies en een professionele uitvoering. Het simpel inrichten van de bovenstaande punten en deze op elkaar afstemmen, maakt de dagelijkse werkzaamheden van bedrijven en hun mensen zoveel aangenamer en vooral effectiever. Waarom zou je het jezelf moeilijk maken voor nu en de toekomst wat betreft de staat van je bedrijfsvoering- en communicatie? Nalatigheid of altijd weer de kosten? Wel denk hieraan; je laat opbrengsten liggen door niet te investeren in de toekomst van communicatie. En de concurrentie zal hier ongetwijfeld dankbaar gebruik van maken.