VoIP-oplossing voor startende ondernemers: 7 tips

Gefeliciflapstaart, je bent startend ondernemer! Een spannende drempel, van je inschrijving bij de KvK, de lancering van je website, tot het bedienen van je eerste klanten. Een mijlpaal, maar blijf vooral niet zitten op die roze wolk. Dat kon toen je nog in het veld stond bij je werkgever, of al dromende in de schoolbanken. Nu ben je eindverantwoordelijke van je eigen toko… Laten we je bijvoorbeeld even op weg helpen met het maken van de beste keuze voor slim geregelde zakelijke telefonie en internet. Of wilde je met je privé 06-nummer blijven bellen? Niet doen hoor, althans dat vinden wij.
Daarom 7 welgemeende tips als het gaat om het selecteren van de beste passende VoIP-oplossing bij jouw unieke situatie. Enjoy!

Simpel doch effectief; zet voor jezelf concrete vragen op papier als het gaat om jouw specifieke wensen voor de ideale VoIP-oplossing. Handig uitgangspunt hiervoor is om direct te bepalen wat voor type provider jou hierbij gaat ondersteunen. Niet alleen qua prijs en aanbod, maar juist vanwege de vraag of deze partij aansluit op jouw persoonlijke wensen.

1. Kies ik voor de grote providers of ga ik voor een specialist?

Je bent een leek op het gebied van zakelijke telefonie en internet. Dan is het heel verleidelijk om te kiezen op basis van gevoel in plaats van je gezonde verstand. Even surfen op Google en je treft een eindeloze reeks aan zoekresultaten van vergelijkingsplatforms en providers. Al klikkende verzand je in een brij van schreeuwende abonnementen. Kortom, wat nu? Hoe weet je nu wat wijsheid is voor je onderneming? Niks ten nadele van de ‘big boys’ zoals KPN of ZIGGO, maar hun geautomatiseerde systemen zorgen onherroepelijk voor een onpersoonlijke benadering mbt jouw vraagstukken. Daarop is hun businessmodel simpelweg niet afgestemd. Niet de fout van KPN of Ziggo. Gewoon geen goede match.

Ons advies is daarom voor ondernemers; zoek naar specialisten met een persoonlijke aanpak en kennis over jouw bedrijf en omgeving. Laat je bijvoorbeeld informeren door enige navraag bij andere bedrijven. Wat wordt er over kleinere specialistische providers gezegd? Wat is hun werkwijze en sluit hun specifieke aanbod goed aan op jouw vraag? Het kan je bovendien vele zakelijke voordelen opleveren zoals;

• een voordelig abonnement
• ²⁴⁄₇ persoonlijke ondersteuning
• korte communicatielijnen
• het gemak van one-stop-shopping: alles onder één dak
• flexibele en daarmee wendbare dienstverlening
• relatief eenvoudig te implementeren technische updates of andere ontwikkelingen
• EN BOVENAL GEEN LANGDRADIG GEDOE MAAR JUIST GEMAK…

Want dat willen we uiteindelijk toch allemaal? Zodat we lekker ons ding kunnen doen zonder gemekker en weinig constructieve daden van derden. Maak dus van noodzakelijk kwaad een leuke en doelgerichte samenwerking die je ook nog best wat oplevert per jaar.

2. Is de prijs voor mij doorslaggevend?

Lekker makkelijk toch? Even prijzen vergelijken op een onafhankelijk platform met online autoriteit in zakelijke telefonie en internet en klaar is Keessie. Het zal voor sommige ondernemers zo simpel in elkaar steken. Ben jij echter het type ondernemer dat zakendoen ziet als een strategisch schaakspel, dan wil je wellicht meer onderbouwde argumenten voordat je ergens een handtekening onder zet. Standaard abonnementsprijzen zijn in dat geval niet leidend. Je zoekt naar iets extra’s.

Het antwoord hierop is; ga niet direct overstag bij een provider die je nog niet kent. Ga op verkenning uit en laat je informeren op maat. Bijvoorbeeld door middel van rondleiding door het aanbod, gevolgd door een persoonlijk gesprek met de provider. Kortom, leer elkaars bedrijvigheid en organisatie kennen en kijk samen naar mogelijkheden op maat. Wat heb je nodig en vooral ook wat niet? De uitkomst zal vaak beter aansluiten op jouw bedrijf en specifieke wensen. Ook wat betreft de prijs.

Standaard online dienstverlening lijkt misschien voordelig en efficiënt. Een persoonlijk contactmoment slurpt kostbare tijd. Onze ervaring op dit gebied wijst anders uit. Denk aan urgente calamiteiten die een snelle, oplossingsgerichte aanpak vergen. Of het inspreken van een bandje. En het eenvoudig aanvullen of updaten van je abonnement waarop je eerlijk en op tijd geattendeerd wordt. Een leverancier in het verlengde van jouw doelen en missie. Wat levert dit soort dienstverlening jou op jaarbasis op? Minder kopzorgen, gemak en lagere kosten. Een vertrouwensbasis tussen jou en je leverancier. Echte persoonlijke service is in feite onbetaalbaar.

3. Kan ik mijn telefooncentrale zelf inrichten?

“Je gaat het pas zien als je doorhebt.” Een Cruijffiaans gezegde dat wel van toepassing is op de perceptie en het gebruik van VOIP. Je wilt als ondernemer graag zoveel mogelijk controle en overzicht nastreven. Zelf snappen hoe iets werkt en daar je voordeel uithalen. Je eigen telefooncentrale inrichten is dus slim. Bepaal op basis van de juiste informatie en benodigde tools hoe jouw VOIP-oplossing het beste aansluit op jouw specifieke wensen. Bij sommige kleinere en meer persoonlijke Voip-aanbieders kan je jouw zelf samengestelde VOIP-oplossing eerst gratis uitproberen. Zonder dat je direct ergens aan vast zit. Ideaal wanneer je de mogelijkheden wilt verkennen alvorens je een definitieve keuze maakt.

4. Kan ik rekenen op een vast aanspreekpunt?

Je kent dat wel. Je zit vast met een specifiek vraagstuk waar je zelf niet uitkomt. Dan wil je graag een ervaren specialist spreken met parate, oplossingsgerichte kennis. En graag een beetje snel want je hebt als ondernemer nog meer te doen op een werkdag. Zit je dan bij een grote provider, dan is de kans groot dat je door hun geautomatiseerde systemen van het kastje naar de muur wordt gestuurd. Een wirwar van jonge (soms gedesinteresseerde) millennials met weinig sjoege van jouw specifieke probleem. Resultaat? Frustratie, irritatie, tijdverlies en geen directe oplossing voor jouw probleem. Kleinere VOIP-specialisten hebben vaak meer oog, kennis, tijd en aandacht voor jouw vragen en zijn gericht op het verlenen uitstekende service. Met een beetje geluk ook nog ²⁴⁄₇ en één vast aanspreekpunt die jouw business kent en snapt. Ondernemers doen tenslotte in veel gevallen niet aan kantooruren en wensen korte communicatielijnen.

5. Wil ik dat mijn Telefonie-specialist bij mij om de hoek zit?

Zoals gezegd houden ondernemers doorgaans van korte lijntjes en een vast gezicht. Als ze dan ook nog dichtbij jouw eigen locatie zitten is dat een betrouwbare en veilige gedachte. Maar zeg nou zelf; hoe vaak stap jij daadwerkelijk bij een willekeurige zakelijke dienstverlener naar binnen? Juist, die momenten zijn op één hand te tellen. Daarbij leven we in het digitale tijdperk en zijn zo’n beetje alle samenwerkingen slim en efficiënt ingericht op online en/of telefonische communicatie en contactmomenten. Wel zo makkelijk toch? De bedrijfsvoering en technologie van veel kleine VoIP-specialisten zijn tegenwoordig overigens net zo up-to-date als dat van de grotere partijen. Heb je dus behoefte aan snel en persoonlijk contact zonder direct ergens langs te gaan, dan kun je relatief eenvoudig aan gewenste informatie komen via zoekfilters op de website, aanwezige live chat support, of een belletje met je vaste aanspreekpunt. Desnoods kan een videobelletje uitkomst bieden. Kortom, onderneem jij in Zeeland, dan is succesvol samenwerken met een zakelijke telefonie & internet provider in Groningen geen enkel probleem.

6. Zijn alle VoIP-systemen van hetzelfde laken een pak?

Eerlijk? Ja. Je kunt met alle VoIP-oplossingen bellen in de cloud. De voornaamste verschillen schuilen echter in het specialistische aanbod op maat, het technisch vernuft van het telefooncentralesysteem, slimme tools en servicegerichte aanpak. Denk aan handige apps die het inregelen van zakelijk bellen uitermate gebruiksvriendelijk maken. Bijvoorbeeld de gratis smartphone app ‘Qaller’. Hiermee kun je de telefooncentrale eenvoudig zelf bedienen. Even niet gestoord worden maar toch bereikbaar zijn? Met één klik stel je een doorschakeling of meldtekst in. Bijvoorbeeld een lunch-bandje. Daarbij kun je bellen en gebeld worden op het vaste telefoonnummer. Ook zie je of collega’s in gesprek zijn en is zelfs doorverbinden mogelijk. Een slimme afstandsbediening dus.

7. Kan ik mijn budget afstemmen met een VoIP-oplossing op maat?

Of je nu in de start-up fase zit, of even een periode doormaakt van krimp of veel investeringen: het kan zijn dat je beschikbare budget op dit moment beperkt is. Soms beschik je al over apparatuur of diensten die je liever niet dubbel wilt regelen én betalen. Soms zijn er nog onzekerheden die je even wilt afwachten voordat je knopen doorhakt. Als een aanbieder je geen maatwerk zonder dubbeling of schaalbaarheid kan bieden, “omdat dat nu eenmaal een pakket is”, dan is dat natuurlijk spijtig. En jammer van je geld. Het zegt wel direct iets over hun flexibiliteit en meedenkende servicegerichtheid. Je kunt je afvragen of je zo wel het maximale uit je beschikbare budget haalt. Probeer deze dus goed af te stemmen op een abonnement. Mits die mogelijkheid er is. Denk aan een inbegrepen prijs ten aanzien van de hoeveelheid kantoortoestellen / handsets en/of smartphones die je wel of niet wilt afnemen. De kans dat je hierover overeenstemming bereikt met elkaar is logischerwijs groter bij een kleine specialist, die samen met jou zoekt naar de beste totaaloplossing op maat.

“Wie het grote eert, is het kleine niet weerd..” - Callvoip ‘2020

In feite is het selecteren van de juiste VoIP-oplossing en provider in een paar zinnen samen te vatten. Stel je organiseert een gezellig dinertje. Dan wil je vanzelfsprekend de blits maken met een lekkere wijn. Eentje die past bij de gelegenheid en goede kwaliteit heeft. Je kunt 2 uur lang voor een wijnschap in een grote supermarkt staan turen en vervolgens hopen dat je de juiste kiest voor een mooi prijsje. Je kunt ook naar een kleine specialistische slijterij gaan en je laten adviseren door een expert met verstand van zaken plus inlevingsvermogen. En dat hoeft helemaal niet duurder te zijn. Wedden dat die laatste je meer kans van slagen geeft? Zo is het in de meeste gevallen ook met zakelijke telefonie & internet providers. Succes met je uiteindelijke keuze en wellicht tot ziens.