Zakelijk bellen in COVID tijd: dit veranderde allemaal. En wat blijft er?

Al ruim een jaar leven we allemaal in het tijdperk van het Coronavirus. De invloed van de daarbij ingestelde maatregelen is natuurlijk in alle hoeken en gaten van onze samenleving merkbaar. Wij zien, als zakelijke telefonieprovider, de effecten hiervan op de telefonie van uiteenlopende organisaties. Welke zaken vallen op? En zijn er ook oplossingen die handig zijn wanneer we weer terug gaan naar ‘normaal’?

Werkplek van kantoor naar thuis

“Werk zoveel mogelijk thuis” staat op de site van de Rijksoverheid. Wij merken dat veel bedrijven daar gehoor aan geven. Logischerwijs heeft dat nogal impact op de belroutines. We spraken ontzettend veel bedrijven en een aantal oplossingen springen er toch wel uit dit jaar:

Bellen met een app of je PC

Natuurlijk heeft iedereen een mobiel nummer waarmee je thuis ook bereikbaar bent. Maar hoe handel je de kosten daarvan af? En wat doe je met externe partijen? Geef je die ook het mobiele nummer van de mensen thuis?

Geef je externe partijen ook het privé mobiele nummer van de mensen die thuiswerken?

Het zal niet verbazen dat dit geen gewenste oplossing is. Daarom zien we het aantal klanten dat kiest voor een plaatsonafhankelijke oplossing als onze smartphone app Qaller of Webcalls browserbased bellen. Zo blijft iedereen bereikbaar op dezelfde (interne) nummers als voorheen. We schreven eerder een blog specifiek over niet locatiegebonden bellen. Lees het hier.

Gebruik een keuzemenu

Je zat op kantoor. Er werd gebeld en een aantal toestellen ging rinkelen. Je ziet een collega al reiken naar de telefoon op het bureau en gaat rustig door met je werk. Als het toch voor jou blijkt te zijn, ziet de collega dat je beschikbaar bent, en kan de beller zo doorverbinden.

Herkenbaar scenario? Nu niet meer waarschijnlijk. Waar het voorheen handig was als er een groep toestellen tegelijk rinkelde, is dat nu anders omdat je veelal niet allemaal fysiek bij elkaar zit. Wij zouden Callvoip niet zijn als we daar geen passende oplossing voor hadden.

Door de bellers een uitgekiend keuzemenu aan te bieden maak je het mogelijk dat de beller zelf ervoor zorgt dat hij/zij direct bij de juiste persoon terecht komt. Waar deze ook zit. Geen onzekere blikken op displays meer of onterechte aannames dat een collega elders ‘dit lijntje wel even oppakt’ terwijl een beller vergeefs het de telefoon hoort overgaan.

Geen onterechte aannames dat een collega elders ‘dit lijntje wel even oppakt’

Het inrichten van zo’n keuzemenu is een fluitje van een cent, zeker als wij je helpen. Wij doen het vaker :-)

Slimme belroutes

Doorgaand op het voorbeeld van een aantal rinkelende toestellen wat vervangen wordt door een slim keuzemenu, zijn er nog wat haken en ogen. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als de juiste persoon niet beschikbaar is? In gesprek, koffie halen, noem maar op. Niemand ziet of hoort de beller. Maar hij/zij moet wel te woord gestaan worden.

Werk dan bijvoorbeeld met een gedeelde vervolgroute waar de beller, voorzien van een label op de displays, doorgegeven wordt aan anderen. Dan is er altijd iemand die opneemt én weet iedereen welke keuze de beller eerder maakte. Dit kan rechtstreeks of, als jullie telefoonlijn druk bezet is, via een wachtrij. Wel zo handig!

Heeft de hele situatie merkbaar effect op jouw mogelijkheden om de beller adequaat te woord te staan? Dan kan een verklarend bandje met de vraag om begrip al veel doen. Onze ervaring is dat bellers informeren altijd tot meer begrip leidt en de bereidheid tot wachten vergroot. Zo’n bandje kun je zelf inspreken of wij doen het voor je. Gemak dient de mens!

Een verklarend bandje met de vraag om begrip kan al veel doen.

Met onze flexibele online centrale is voor elk vraagstuk een handige oplossing te bedenken. Zelfs voor een crisis als dit zijn er tools die het bellend leven in ieder geval gemakkelijker maken. Schakelaars in de route die met 1 druk op de knop een andere belroute activeren of doorschakelen naar mobiel. Handig als er iemand ziek is bijvoorbeeld. (en dat komt helaas met regelmaat voor nu).

Creatief zijn

Het is juist het gemak waarmee je wijzigingen uit kunt voeren wat de ruimte geeft om creatief te zijn. Dat is wat wij bij Callvoip het allerleukst vinden en waar we jou mee kunnen helpen. Bel ons en wij luisteren eerst naar wat jouw specifieke situatie en vraagstuk is. Alleen dan kunnen we ook voor jou doe perfecte, uitgekiende oplossing in elkaar draaien. Die kan elke keer een beetje anders zijn.

Je kunt ook zelf met de centrale in de weer. En wil je even een korte check? Doen we ook graag. Dit zijn de momenten dat de persoonlijke benadering en het tijd nemen het beste tot hun recht komen. Zo valt er voor ons, zelfs in crisistijden, toch nog wat te genieten :-)

Wat blijft?

Er wordt gerept over verschillende zaken die we uit de coronacrisis meenemen voor de toekomst. Thuiswerken is daar een vaak genoemde. Dus ook de telefonieoplossingen die daarvoor afgelopen jaar ingericht zijn, blijven bruikbaar. Wellicht zal een hybride beeld ontstaan, half op kantoor, half thuis. In zo’n situatie zijn de locatieonafhankelijke belmogelijkheden met de app of browser helemaal handig. Beter dan bij elke locatiewissel een toestel in een boodschappentas mee te nemen. Daarbij komt dat alles gemakkelijk volautomatisch of met een handige schakelaar in te regelen is.

In een toekomstige hybride situatie thuiswerken/kantoor zijn de locatieonafhankelijke belmogelijkheden met de app of browser erg handig.

Wil jij ook eens sparren over al die handigheden? Marieke en Tom zitten op jouw telefoontje te wachten.