VoIP CTI: Koppelen dat het een lieve lust is

De telefoon gaat. U ziet het nummer, hoort de naam en in de eerste zinnen van het gesprek opent u uw CRM en navigeert naar de relatie. He nee, “wat was uw naam ook alweer? Met dubbel s?” en ja, u heeft het contact gevonden. Zo gaat het, en dit werkt prima. Toch..?

Prima … kan beter worden

Maar het kan beter, sneller, efficiënter. U wordt gebeld, uw CRM pakket pikt het nummer van de beller op en opent automatisch een pagina met relevante informatie van en over deze klant, terwijl u nog in de eerste zin van uw gesprek zit. U weet gelijk wie u aan de lijn heeft, een naam, een log, een afsprakenkaart, kortom: plezierig en snel werken, meer aandacht voor de klant.

Dit is wat VoIP CTI biedt. Zoals u wellicht weet biedt CallvoipTelefonie sinds enige maanden koppelingen aan de Simmpl telefooncentrale en een groot aantal CRM-pakketten. Wij zijn flink aan het koppelen geslagen. Tijd om de balans op te maken. Onze conclusie: bij veel pakketten levert dit een prachtig resultaat op en beschik je gelijk over de relevante klant-contact-pagina zodat je gelijk verder kunt. Gebruikers zijn er blij mee.

Klant aan het woord

De Orthospecialist is een orthodontie-praktijk met vijf vestigingen. Ook zij gebruiken op alle vestigingen de VoIP CTI koppeling met het Bytegear Orthodontiepraktijk Management Systeem. Inkomende gesprekken worden getoond met een subtiele popup links in het scherm met daarin het nummer en de naam van de beller: deze wordt middels de koppeling uit Bytegear gehaald. Als op de popup wordt geklikt komt een Bytegear popup met daarin de klantgegevens en 4 tabbladen om direct de juiste vervolgactie te kunnen nemen: klantenkaart inzien, afspraak maken, log van afspraken.

Andersom werkt ook: de koppeling maakt het mogelijk om de klant te bellen met de bel-toets in Bytegear. Na deze klik gaat het eigen vaste toestel van de baliemedewerkster rinkelen: zodra zij de hoorn opneemt start het toestel met bellen naar de patiënt.

Proces en kanttekeningen

Het tot stand brengen van de koppeling met het CRM pakket omvat het tot stand brengen van een hoofdkoppeling en per werkplek een eigen werkplekkoppeling. De hoofdkoppeling maken is pakketspecifiek, soms wat zoeken en tunen, maar over het algemeen vrij snel realiseerbaar. De werkplek-installaties zijn vaak een kwestie van 5 à 10 minuten per werkplek.

Incidenteel (bv nav een update of wijziging of andere login) verbreekt de koppeling verbreekt waardoor er geen uitwisseling meer is: geen automatische popup en klantenkaart in beeld. Dit is vervelend, maar vaak snel hersteld, en dit kan ook door de gebruiker zelf worden gedaan.

Voor Apple-gebruikers is de VoIP CTI koppeling helaas niet mogelijk; voor hen biedt de Click to Dial chrome plugin een mooi alternatief dat ook veel biedt.

Conclusie: Met enkele maanden ervaring op zak zijn de ervaringen met VoIP CTI positief: * veel CRM pakketten zijn goed uitgerust voor koppelingen * de installatie is snel gedaan en is op een enkele onderbreking vrij stabiel * gebruikers zijn blij door meer gemak, snelheid en tijdswinst * gebruikers missen de koppeling als hij weg is

Meer weten over VoIP CTI voor uw organisatie?

VoIP CTI informatiepagina VoIP CTI aanvraagformulier Of neem contact op voor meer informatie en testen.