Videobellen: goede voorbereiding scheelt

Zakelijk videobellen, het is sinds Corona voor bedrijven een absolute ‘musthave’. Maar voor veel eindgebruikers vooral een noodzakelijk kwaad. Zoom en Microsoft Teams hadden het scenario wat zich ontvouwde, in hun stoutste dromen niet durven bedenken. Massaal thuiswerken maakte dat de vraag naar hun diensten plotsklaps door het dak ging. Dan moet je leveren als gezond bedrijf met een commercieel belang. Het momentum kwam misschien iets te vroeg moeten we achteraf concluderen. Als we kijken naar de gebruiksvriendelijkheid en ontwikkelde technieken van diverse platformen. We zijn tenslotte niet allemaal ‘early adopters’, millennials en/of technerds. Dus wat betreft gemak en daarmee gebruiksvriendelijkheid; welk video-platform werkt nou het best voor jouw organisatie?

Hier volgen wat essentiële punten op een rijtje, die je kunnen helpen bij het maken van de juiste keuze. Voordat je definitieve keuzes maakt over welk platform voor videobellen het beste zou passen bij jullie wensen en organisatie, is het van belang om jezelf een aantal vragen te stellen:

Wat is het doel?

Als je veelvuldig gebruikmaakt van zakelijk videobellen, zowel intern als extern ten aanzien van de deelnemers, dan is het van belang wat de doelen en benodigdheden zijn van een call. Niet ieder platform leent zich qua gebruiksvriendelijkheid, techniek en mogelijkheden voor jullie doelen en benodigdheden. Stel dus eerst helder vast waaraan een platform op dit vlak moet voldoen. Dan sta je vooraf en achteraf niet voor lastige uitdagingen.

Welke eigenschappen van een platform zijn belangrijk?

Denk hierbij bijvoorbeeld aan zaken als; eenvoud, toekomstige updates van het systeem, transparantie, flexibiliteit, veiligheid. Dit is lang niet voor ieder platform vanzelfsprekend. Achteraf ‘switchen’ blijkt dan niet zo makkelijk als gedacht.

Met wie wil je videobellen?

Plan je regelmatig video meetings in voor variërende deelnemers, dan is het verstandig om een zo open mogelijk, gebruiksvriendelijk en compatibel systeem te prefereren. Je wilt niet tijdens of gedurende een call merken dat de boel simpelweg hapert of dat deelnemers niet kunnen participeren in alle activiteiten.

Hoe zie je de toekomst?

Bedrijven en ondernemers kijken logischerwijs met een scherp oog naar de toekomst. Regeren is vooruitzien tenslotte. Doe je zo nu en dan pittige investeringen, dan wil je uiteraard dat deze zich terugverdienen en anderzijds langdurige garanties bieden op prettig en efficiënt gebruiksgemak. Let er daarom goed op dat het platform dat je kiest transparant, betrouwbaar en professioneel is op deze vlakken.

Een platform voor videobellen als onderdeel van bestaande hardware?

Een platform voor zakelijk videobellen is één deel, hardware is het andere. De meeste kantoren gebruiken uniforme hardware dat compatibel met elkaar is, zodat men zo efficiënt mogelijk samenwerkt. Compatibele videoplatformen voor bellen zijn in dit geval dan ook gewenst. En al helemaal als zekere hardware brands hun eigen platform voor videobellen ontwikkelen. Denk aan een nieuw scala aan mogelijkheden die dit met zich zou meebrengen.

Waar let je nog meer op?

• Compatibiliteit: Kijk of de software werkt op de ondersteunde besturingssystemen die jullie gebruiken. Heb je bijvoorbeeld een Macbook en het programma dat je wilt gebruiken is alleen beschikbaar voor Windows en Android, dan heb je op zich al een aardige uitdaging. Concreet, kies software om te videobellen dat werkt op jullie besturingssystemen.
• Aantal deelnemers: Stel vast hoeveel deelnemers er gemiddeld meedoen aan een videocall. Niet alle videobel-systemen laten het aantal mensen toe waarmee je wilt communiceren. Als je dus telkens een groot aantal deelnemers hebt, wil je software gebruiken die het liefst een onbeperkt aantal deelnemers kan toelaten aan een gesprek. Het zou knap lullig zijn als je mensen moet teleurstellen wat betreft deelnemen. Laat staan professionaliteit en vakkundigheid willen uitstralen.
• Mogelijkheid tot opslaan: Zorg dat je kiest voor een systeem dat de mogelijkheid biedt tot het opslaan van gesprekken. Een gewenste functionaliteit als je achteraf gesprekken opnieuw wilt beluisteren of bekijken. Sommige programma’s bieden deze techniek maar niet allemaal. Daarbij wil je wel graag dat dit veilig is en enkel met toestemming van de host van de videocall.
• Goede beveiliging: Kies boven alles voor absolute veiligheid en encryptie. Gewaarborgde veiligheid van je bedrijf en die van andere deelnemers is een essentieel onderdeel. Zorg dus dat het programma dat je gebruikt voor interne communicatie goed beveiligd is en een versleutelde encryptie bevat. Zo blijven videogesprekken open en transparant voor uitsluitend alle deelnemers en liggen vertrouwelijke stukken niet open en bloot op het web.
• Makkelijk te koppelen: Kies een systeem dat andere types videoconferencing-technologie kan koppelen. Wel zo handig als er deelnemers van buiten je eigen organisatie gekoppeld willen worden met hun eigen systeem.

Voor professioneel videobellen komen wij uit bij...

Als je alle platformen voor videobellen met het oog van een leek aanschouwt, ga je waarschijnlijk niet zoveel verschillen bespeuren. Ze doen allemaal hetzelfde; videobellen. Toch zitten er relatief grote verschillen tussen de inmiddels vele platformen. Diegene die wat ons betreft belegen, innovatief en professioneel uit de bus komen zijn toch wel; Microsoft Teams, Zoom en tenslotte de razendsnelle nieuwkomer op het wereldtoneel genaamd; Yealink Meeting.

Als het gaat om gebruiksvriendelijk videobellen op een cloud-based platform, biedt Yealink een betrouwbaar en betaalbaar video-platform genaamd Yealink Meeting. Dit innovatieve systeem van Chinese makelij werkt simpel, praktisch en belachelijk transparant. Met één klik krijg je direct toegang tot een videovergadering en kun je met iedereen – waar en wanneer dan ook – persoonlijk communiceren. Een uitstekend alternatief ten opzichte van Microsoft Teams of Zoom, met het oog op de huidige tijd en de nabije toekomst. Als het gaat om eenvoudig videobellen op een cloud-based platform, biedt Yealink een betrouwbaar en betaalbaar video-platform. Ook tijdens de vergaderingen is het dankzij de gebruiksvriendelijke applicatie gemakkelijk om bijvoorbeeld je scherm te delen of content door te sturen.

Fijn, maar welk platform voor videobellen moet ik nu kiezen?

Die keuze dien je uiteraard zelf te maken. Of je nou voor Microsoft Teams gaat, of voor Zoom of Yealink Meeting, ze doen allemaal waarvoor ze zijn ontworpen. Maak echter op basis van de eerdere vragen een besluit dat aansluit op de eigenschappen en wensen van jouw organisatie. Je wilt een platform kiezen dat direct makkelijk werkt, vooral voor de gewone man/vrouw die niet van nature snapt hoe techniek anno nu werkt. Daarnaast wil je volgens ons gaan voor een systeem dat zichzelf op meerdere fronten kan terugverdienen.

En jawel mensen; dan is goedkoop vaak duurkoop. Dus laat de prijs niet leidend zijn want daar ga je spijt van krijgen. Kies voor kwaliteit en duurzaamheid op de lange termijn. Dat maakt zakendoen in dit bijzondere jaar 2020 en daarna weer een stukje prettiger en hopelijk rendabeler.

Om te kunnen begrijpen en kennen moet je eerst ervaren..

De komende periode zullen wij verder uitweiden over het (technische) gebruiksgemak van Yealink Meeting. Let wel; dit doen wij op een zo creatief mogelijke manier, om het zo leuk en begrijpelijk te maken voor de geïnteresseerden. Denk aan handige instructiefilmpjes en korte vlogs waarin wij mensen in beeld brengen, die voor de eerste keer kennismaken met Yealink Meeting. Kortom, blijf ons volgen en raak wellicht net zo enthousiast als wij.

Videobellen, ook iets voor jou?